KI-Diktiergeräte und Sprachfunktionen von Smartphones können Gespräche aufnehmen, automatisch transkribieren und daraus Notizen oder Zusammenfassungen erstellen. Das kann Arbeit erleichtern. Doch einfach einschalten und alles aufnehmen? Besser nicht. Auch wenn ein Anbieter mit DSGVO-Konformität wirbt, muss der Betrieb selbst prüfen, ob die Nutzung rechtlich passt.
Vor dem Einsatz prüfen
Was wird aufgenommen?
Bei Selbstdiktaten wie Notizen, Aufgaben oder E-Mails ist entscheidend, ob personenbezogene Daten enthalten sind. Werden Namen oder persönliche Informationen anderer Personen aufgenommen, müssen die Datenschutzvorgaben beachtet werden. Deshalb: nur notwendige Daten aufnehmen.
Gespräche nicht heimlich aufnehmen
Telefonate, Kundentermine und Besprechungen dürfen nicht heimlich aufgezeichnet werden. Alle Beteiligten müssen vor der Aufnahme informiert werden und bewusst zustimmen. Die Zustimmung sollte nachvollziehbar dokumentiert werden. Das unbefugte Aufzeichnen nichtöffentlicher Gespräche kann nach § 201 StGB strafbar sein.
Anbieter genau prüfen
Vor dem Einsatz sollte geklärt werden: Wo werden die Daten gespeichert und verarbeitet? Welche Unterauftragnehmer sind beteiligt? Werden Daten in Drittländer übermittelt? Wie werden die Daten geschützt und gelöscht? Werden sie zum Training der KI verwendet? Verarbeitet der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag des Betriebs, ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO erforderlich.
Auch danach beachten
· Datenschutzhinweise aktualisieren: Die Verarbeitung von Sprachaufnahmen und Transkripten berücksichtigen.
· Speicherfristen festlegen: Für Audioaufnahmen, Transkripte und Zusammenfassungen festlegen, wie lange sie benötigt werden. Nicht mehr benötigte Audioaufnahmen löschen.
· Betroffenenrechte regeln: Abläufe für Auskunft, Widerspruch und Löschung festlegen – einschließlich Zuständigkeiten und Reaktionszeiten beim Anbieter.
· Datenschutzrisiken prüfen: Risiken bewerten und Schutzmaßnahmen dokumentieren. Bei voraussichtlich hohem Risiko kann eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich sein.
· Aufnahme kontrollieren: Bei persönlichen oder nicht erforderlichen Themen pausieren. Kommt eine weitere Person hinzu, ebenfalls pausieren, bis sie informiert wurde und zugestimmt hat.
Besonders wichtig: Mitarbeitergespräche
Mitarbeitergespräche sollten nicht mit KI aufgezeichnet werden – auch nicht mit Zustimmung der Beschäftigten. Die im Beitrag befragte Datenschutzexpertin rät davon ausdrücklich ab, weil sie die Freiwilligkeit im Beschäftigungsverhältnis kritisch sieht. Vorsicht gilt auch bei Baustellenbesprechungen, wenn daraus Leistungs- oder Verhaltensbewertungen entstehen können.
Quelle: handwerk.com, „KI-Diktiergeräte: Was ist rechtlich zu beachten?“, 06.10.2026. Die Übersicht fasst die dort genannten Hinweise zusammen und ersetzt keine individuelle Rechts- oder Datenschutzberatung. Zum vollständigen Beitrag auf handwerk.com
